Mit dem ANCOSO® Workflow Management

System haben Sie Ihre Technik und Kosten im Griff

Workflow Systeme ermöglichen eine flexible und kostengünstige Umsetzung von individuellen Geschäftsprozessen. Bei den immer komplexer werdenden internen Prozessen in Unternehmen wird der Erfolg massgeblich durch anpassungsfähige, modulare Workflow-Systeme unterstützt.

Verwandeln Sie Ihre Geschäftsprozesse einfach, schnell und kostengünstig in laufende IT-gesteuerte Workflows!

ANCOSO® Workflow ist ein System basierend auf Lotus Notes/Domino (ab Version 5). Die Workflow-Steuerung und -Abwicklung erfolgt in Lotus Notes/Domino-Datenbanken, auf die mit Hilfe von Notes Clients und/oder Web-Browsern zugegriffen werden kann.

ANCOSO® Workflow setzt sich aus den folgenden Komponenten zusammen:

ANCOSO® Workflow-Editor Einfach zu handhabender, formular-basierter Editor, in dem Sie ihre Geschäftsprozesse abbilden und bei Bedarf anpassen können. Die so modellierten Prozesse können mit Hilfe der ANCOSO® Workflow-Engine ohne einen weiteren Übersetzungsschritt und ohne spezielle Programmierkenntnisse in Form von automatisch gesteuerten Workflows produktiv genutzt werden.

ANCOSO® Workflow-Engine Die Workflow-Engine ist bzw. wird in neue oder bestehende Lotus Notes/Domino-Datenbanken integriert und übernimmt die Ausführung der modellierten Prozesse. Die Workflow Bearbeiter können ihre Aufgaben mit einem Notes-Client und/oder Web-Browser bearbeiten und erledigen. Alle Formulare zur Workflow-Abwicklung können mit Hilfe des Lotus Domino-Designers erstellt werden.

Eine ANCOSO® Workflow-Umgebung besteht neben den beiden erwähnten Komponenten aus folgenden Lotus Domino-Datenbanken:

• In der ANCOSO® Prozess-DB werden die Prozessdefinitionen abgelegt und ggf. durch Replikation an mehrere Standorte verteilt.
• In der ANCOSO® Orga-DB wird der Aufbau der Unternehmens-Organisation detailliert definiert und dient als Quelle der Bearbeiter der definierten Workflow-Aufgaben.
• Die eigentlichen Benutzer arbeiten schliesslich mit der jeweiligen Anwendungsdatenbank (z.B. ANCOSO® Elektronische Anträge), in der die ANCOSO® Workflow-Engine integriert ist.

Die ANCOSO bietet bereits fertige Lösungen, in denen ANCOSO® Workflow der elementare Bestandteil ist:

• ANCOSO® HRM (Human Resource Management)
  Weitere Infos finden Sie auf unserer Webseite unter http://www.ancoso.ch/produkte/workflow.

Allgemeine Funktionalitäten:

• Strikte Trennung von Ausführungslogik, Prozesslogik und Organisationsstruktur
• Client- oder Server-basierte Steuerung von Workflows, d.h.:
  
  • Offline-Bearbeitung von Workflows ist ohne Einschränkung möglich
  • Unmittelbare Auflösung der Bearbeiter der nächsten Workflow-Aufgabe
  • Bearbeitung von aufeinanderfolgenden Aufgaben für eine Person erfolgt ohne zeitliche Verzögerung
• Unterstützung der hohen Sicherheitsstandards von Lotus Notes/Domino
• Lauffähig auf allen von Lotus Notes/Domino unterstützten Betriebssystemen mit entsprechendem hohen Grad der Flexibilität und Skalierbarkeit
• Zugriff via Lotus Notes Client sowie Web-Browser möglich (auch parallel)
• Integrierte MS Office-Schnittstelle (Word, Excel) für die Erstellung bzw. Einbindung von MS Office-Dokumenten
• Einbindung von relationalen Datenbanken bzw. Datenbeständen in die Workflows durch z.B. DECS (Domino Enterprise Connector Services)
• Detaillierte Protokollierung von Workflow-Aktionen
• Freie Gestaltung von Formularen für die Workflow-Abwicklung wie gewohnt mit dem Domino Designer
• Offener Source Code für eigene Anpassungen
• Ausführliche Dokumentationen für Anwender und Administrator sowie eine technische Dokumentation für Entwickler vorhanden

Workflow-Anwendungen schnell und einfach erstellen:

Mit Hilfe der Lotus Notes/Domino basierende ANCOSO® Workflow-Engine können Sie mit relativ wenig Aufwand und in kurzer Zeit eigene, neue Workflow-Anwendungen erstellen. Tiefergehende Programmierkenntnisse sind nicht notwendig.

Ebenso ist es möglich, bereits vorhandene Lotus Notes/Domino-Anwendungsdatenbanken mit Hilfe der ANCOSO® Workflow-Engine workflow-fähig zu machen. Dazu müssen lediglich ein paar Designelemente (Masken/Teilmasken, gem. Felder, Script-Bibliotheken, etc.) in die bestehende Notes-Datenbank kopiert bzw. integriert werden.

Durch die strikte Trennung von Ausführungslogik, Prozesslogik und Organisationsstruktur müssen bei Änderungen im Prozess/Ablauf sowie der Organisation keine Anpassungen in der Workflow Anwendung vorgenommen werden! Dies erleichtert die Verwendung bereits vorhandener Komponenten, wenn neue Anwendungen entwickelt bzw. Laufende aktualisiert werden sollen. Standardisierte Workflow-Prozesse, wie z.B. Genehmigungsverfahren müssen so nicht jedes mal neu abgebildet werden, sondern können (teilweise) wieder verwendet werden.

Abbildung der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens:

Das Domino Directory (Notes Namens- und Adressbuch) ermöglicht nur eine beschränkte Abbildung einer Aufbauorganisation und kennt eigentlich nur Gruppen und Personen. Eine echte Gliederung von Abteilungen innerhalb von Firmen oder die Abbildung von Rollen bzw. Funktionen als mögliche Workflow-Bearbeiter ist überhaupt nicht möglich.

Die ANCOSO® Orga-DB ermöglicht nun eine detaillierte und flexible Abbildung Ihrer Organisationsstruktur. Folgende Organisationselemente können abgebildet werden: Firmen (mit Angabe des Orts), Abteilung, Gruppe, Rolle, persönliche Funktion (wie z.B. GL-Assistentin) und natürlich die Person als solches. Auf alle diese Elemente kann dann bei der Definition des Bearbeiters einer Workflow-Aufgabe zugegriffen werden. Selbstverständlich können auch die Stellvertretung von Personen hinterlegt sowie der Vorgesetzte einer Person automatisch ermittelt oder frei definiert werden.

Zudem ist ein Mapping einer Gruppe aus dem Domino Directory zu einem der Orga-Elemente Firma, Abteilung, Gruppe und Rolle möglich inklusive automatischer Aktualisierung.

ANCOSO® Workflow: Beispiel einer Orga-Struktur

Formularbasierte Definition der Prozesse:

Die Definition bzw. Abbildung Ihrer Prozesse erfolgt in der ANCOSO® Prozess DB durch eine formular basierte Eingabe.

In den Stamminformationen über den Prozess wird über einen sog. Alias definiert, welche Notes Maske für diesen Prozess verwendet wird. Die Erstellung der Maske erfolgt wie gewohnt mit dem Domino Designer.

Für jeden Prozessschritt werden nun grundsätzlich 2 Angaben eingetragen: Die eigentliche Definition der jeweiligen Workflow-Aufgabe sowie die Bedingung für das Überspringen der nächsten Aufgabe.

Bei jeder Workflow-Aufgabe kann folgendes angegeben werden: Name der Aufgabe, Bearbeiter, Aktion (Bestätigen/Genehmigen), Eskalationsdauer, Status nach dem Workflow-Schritt sowie beliebig viele Empfänger von Mail-Benachrichtigungen. Die Mail-Benachrichtigungstexte können frei definiert werden inkl. Einbindung von beliebigen Feldern aus der verwendeten Notes-Maske. Somit kann z.B. gesteuert werden, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist und wer "nur" informiert wird. Als Bearbeiter können neben den oben erwähnten Orga-Elementen auch sog. allgemeine Funktionen wie z.B. Initiator, Antragsteller, Vorgesetzter des letzten Bearbeiters, Abteilungsleiter des Initiators, usw. definiert werden. Ferner kann der Name eines Notes-Agenten eingetragen werden, der nach der Aufgabe automatisch ausgeführt wird.

Die Überspringen-Bedingung legt fest, unter welchen Voraussetzungen die nächste Aufgabe übersprungen werden soll. Damit können z.B. mehrstufige Genehmigungs-Prozesse (z.B. Mitarbeiter -> Teamleiter -> Abteilungsleiter -> Bereichsleiter -> Geschäftsleiter) abgebildet werden, sodass je nach dem wer einen Prozess startet (z.B. der Abteilungsleiter), der Workflow automatisch bzw. stufengerecht zu der entsprechenden Aufgabe (hier z.B. der Bereichsleiter) springt.

ANCOSO® Workflow: Beispiel Definition einer Workflow-Aufgabe

Kontakt:

ANCOSO Development GmbH
Rochlitzer Strasse 52
04651 Bad Lausick

Telefon: +49 (0)34 345 - 52 854
E-Mail: info@ancoso-development.de
Internet: http://www.ancoso-development.de