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Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen von
ANCOSO Personalmanagement aufgeführt und
beschrieben.
Grundsätzlich ist zu sagen, dass
ANCOSO Personalmanagement keine Standardlösung
ist, welche sich "out-of-the-box" in einer Kundenumgebung einsetzen
lässt.
Vielmehr beinhaltet ANCOSO Personalmanagement
Grundfunktionen und Kernmodule, welche bedarfsgerecht auf die
Kundenbedürfnisse angepasst werden.
Dies ist u.a. auch deswegen notwendig, da die Applikation viele
individuelle Bestandteile enthält wie Workflows, Standard Dokumente und
das User Interface Design der Applikation.
Die folgende Liste zeigt die wichtigsten Funktionen von
ANCOSO Personalamanagement:
- Umsetzung der Personal-Prozesse in Workflows
Mit ANCOSO Personalmanagement werden die individuellen
HR-Prozesse des Kunden in Workflows umgesetzt. Grundsätzlich kann jeder
Personal-Prozess in ANCOSO Personalmanagement
umgesetzt werden.
- Integrierte Standardprozesse für Rekrutierung, Eintritt,
Austritt, Mutationen
ANCOSO Personalmanagement beinhaltet bereits einige in
Workflows umgesetzte Standardprozesse. Diese können vom Kunden
unverändert übernommen oder angepasst werden.
- Rollenbasierte Zuweisung der Aufgaben im Workflow
Alle Aufgaben im Workflow werden „Rollen“ zugewiesen
("Personal-Manager", "Personal-Assistent"). Den "Rollen" sind Personen
zugeordnet. Der Vorteil dieser rollenbasierten Aufgabenverteilung ist
die flexible Handhabung bei Urlaub oder Personalwechsel: Die einzelnen
Workflows funktionieren weiter, es ändert sich lediglich der "Inhaber"
der "Rolle".
- Automatisches Handling der Dauer einzelner
Aktivitäten
Jeder Aktivität im Workflow wird eine Dauer zugewiesen, die vorgibt,
wie lange der Mitarbeiter für die Bearbeitung Zeit hat. Wird diese Zeit
überschritten, können von ANCOSO Personalmanagement
automatisch definierte Eskalalationsstufen ausgelöst werden.
- Zugang für alle mit der
Personalabteilung kooperierenden Teams
Nicht nur die Personalabteilung hat Zugang zu
ANCOSO Personalmanagement, sondern auch alle
mit der Personalabteilung kooperierenden Teams wie Logistik
oder Saläradministration. So wird sichergestellt, dass alle Personen,
die in Personal-Prozesse involviert sind, ihre Arbeit in einem System
dokumentieren.
- Verfolgung der laufenden Prozesse
Der Personal-Manager kann jederzeit die Prozesse verfolgen, für die er
zuständig ist. Er sieht also immer, wo sich der Prozess gerade
befindet, wer was tut. Dazu kann er ein Workflow-Diagramm aufrufen und
sich für jede Aktivität den Status anzeigen lassen.
- Einbindung der Vorgesetzten in den Workflow
Bei ANCOSO Personalmanagement werden auch die
Vorgesetzten in die Personal-Prozesse eingebunden. So werden Interview
Feedback Formulare elektronisch an den Vorgesetzten weitergeleitet.
Dieser kann auch Kursanfragen elektronisch freigeben. Diese
elektronische Unterstützung der Entscheidungsprozesse verkürzt die
Durchlaufzeit enorm und macht Entscheidungen transparent und
nachvollziehbar.
- Elektronische Personalakte und Document Management
ANCOSO Personalmanagement ermöglicht, dass viele
Dokumente, die bisher nur in Papierform vorlagen, elektronisch abgelegt
werden. Ausserdem ist es möglich, eingescannte Papierenunterlagen zu
integrieren. Dies reduziert den Aufwand enorm, da die
Personal-Mitarbeiter Dokumente und Dossiers nicht mehr kopieren müssen,
sondern auf elektronischem Wege an Vorgesetzte oder andere beteiligte
Abteilungen senden können. Daneben wird auch das Suchen von
Informationen ernorm vereinfacht, da alle Unterlagen zu einem
Mitarbeiter an einem Ort zu finden sind.
- Einbindung von MS Word-Dokumenten
Mit ANCOSO Personalmanagement können alle Arten von MS
Word-Dokumenten in den Prozess integriert werden. So kann zum Beispiel
ein Arbeitsvertrag mit ANCOSO Personalmanagement
automatisch ausgefüllt werden. Die Daten müssen nicht nochmals in den
Vertrag eingegeben werden, das macht
ANCOSO Personalmanagement automatisch.
Anschliessend wird das Dokument in der elektronischen Personalakte
abgelegt.
- Zahlreiche Views auf die Daten
ANCOSO Personalmanagement erlaubt die Ansicht der
Daten von verschiedenen Blickwinkeln aus. Neue Ansichten können vom
Kunden definiert und von uns eingefügt werden.
- Employee Self Service für alle Mitarbeiter
Mit ANCOSO Personalmanagement können die Mitarbeiter
einfache Transaktionen selbst auslösen, wie z.B. eine Änderung der
Privatadresse. Die Information wird in das System eingegeben und das
System kümmert sich darum, dass die richtigen Workflows gestartet
werden und die verantwortlichen Personal-Mitarbeiter ihre Tasks
zugestellt bekommen. Auf die gleiche Weise können sich Mitarbeiter auch
für Trainingskurse anmelden. Wo immer möglich, wird es also vermieden,
dass die Personal-Mitarbeiter mit Routineaufgaben belastet werden,
welche auch durch den Mitarbeiter angestossen werden können.
- Interface zu SAP HR
ANCOSO Personalmanagement verfügt über ein Interface
zu SAP HR, das nach Kundenwunsch ausgebaut und auch für andere Systeme
umgebaut werden kann.
- Ausgereifte Sicherheitsmechanismen
Bei ANCOSO Personalmanagement wird genau geregelt, wer
welche Daten sehen und bearbeiten darf. Diese Einstellungen können vom
Kunden definiert werden. So können beispielsweise Mitarbeiter der
Schnittstellen (Logistik, Saläradministration) bestimmte Daten sehen,
andere nicht. Dies gewährleistet, dass auch innerhalb der Organisation
nur berechtigte Personen, Zugriff auf sensible Personal-Daten
haben.
- Standardauswertungen für alle Prozesse
ANCOSO Personalmanagement verfügt standardmässig über
verschiedene Auswertungen, mit denen prozessrelevante Daten überprüft
werden können. Anhand dieser Auswertungen lässt sich zum Beispiel
nachvollziehen, wie lange ein Eintritt wirklich dauert. Oder woher
welche Bewerbungen kommen. Oder was Recruiting eigentlich kostet. Die
Auswertungen können nach Kundenwunsch geändert oder ergänzt
werden.
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