ANCOSO®

HRM Personalmanagement:

bewährt, erfolgreich, zukunftssicher

Effizientes Personalmanagement ist heute ausschlaggebend für den Unternehmenserfolg. Personalmanagement ist ein äusserst sensibler Bereich in der Unternehmensführung. Von der Arbeitsplatzbeschreibung, der Personaleinstellung über die Motivation bis hin zur inneren Einstellung der Entscheidungsträger zu den Mitarbeitern.

Wir helfen Ihnen mit der neuen ANCOSO® HRM Software.

Die Neuheit der ANCOSO® HRM Software ist es, eine leistungsfähige und extrem preiswerte Softwareanwendung auf Basis von Lotus Notes zu entwickeln, mit deren Hilfe ein Unternehmen seine Organisationsentwicklung vereinheitlichen und zentral koordinieren kann.

Die ANCOSO® HRM Software unterstützt Ihr Unternehmen aktiv dabei:

• Prozesse professionell und einheitlich zu strukturieren und in Workflows abzubilden
• Prozesse fristgerecht und vollständig abzuschliessen
• Verbesserungspotentiale in der Organisation oder im Prozess zu finden
• alle beteiligten Personen und Abteilungen über ihre Aufgaben und Termine zu informieren
• alle anfallenden Informationen sicher und leicht zugänglich abzulegen
• den Personal-Mitarbeitern ein einfaches und intuitives Arbeiten zu ermöglichen
• Zeit im Personalmanagement dadurch einzusparen, dass Standardaufgaben schneller und effizienter erledigt werden können
• das Team zu entlasten, indem alle Mitarbeiter des Unternehmens bestimmte Prozesse selbst anstossen können
• eine hohe Datenintegrität zu gewährleisten, indem Daten nur noch an einem Ort erfasst werden und dann in andere Systeme übertragen werden

Kernfunktionen von ANCOSO® HRM:

Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen der ANCOSO® HRM Software aufgeführt und beschrieben.

Grundsätzlich ist zu sagen, dass ANCOSO® HRM keine Standardlösung ist, welche sich "out of the box" in einer Kundenumgebung einsetzen lässt. Vielmehr beinhaltet ANCOSO® HRM Grundfunktionen und Kernmodule, welche bedarfsgerecht und einfach auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse angepasst werden.

Dies ist notwendig, da die Applikation viele individuelle Bestandteile wie Workflows, Standard-Dokumente und das User Interface/Design der Applikation enthält.

Umsetzung der HR-Prozesse in Workflows Mit ANCOSO® HRM werden die individuellen HR-Prozesse des Kunden in Workflows umgesetzt. Grundsätzlich kann jeder HR Prozess in ANCOSO® HRM umgesetzt werden. Integrierte Standardprozesse für Eintritt, Austritt, Mutationen, Abwesenheiten, Spesen, Provisionen, Investitionen, etc. ANCOSO® HRM beinhaltet bereits einige in Workflows umgesetzte Standardprozesse. Diese können vom Kunden unverändert übernommen oder angepasst werden. Verfolgung der laufenden Prozesse Der HR-Manager kann jederzeit die Prozesse verfolgen, für die er zuständig ist. Er sieht also immer, wo sich der Prozess gerade befindet, wer was tut. Dazu kann er eine Workflow Übersicht aufrufen und sich für jede Aktivität den Status anzeigen lassen. Elektronische Personalakte und Dokumenten Management ANCOSO® HRM ermöglicht, dass viele Dokumente, die bisher nur in Papierform vorlagen, elektronisch abgelegt werden. Dies reduziert den Aufwand enorm, da die HR Mitarbeiter Dokumente und Dossiers nicht mehr kopieren müssen, sondern auf elektronischem Wege an Vorgesetzte oder andere beteiligte Abteilungen senden können. Zugang für alle mit HR kooperierenden Teams Nicht nur das HR hat Zugang zu ANCOSO® HRM, sondern auch alle mit HR kooperierenden Teams wie Logistik oder Saläradministration. So wird sichergestellt, dass alle Personen, die in HR-Prozesse involviert sind, ihre Arbeit in einem System dokumentieren. Zahlreiche Views auf die Daten ANCOSO® HRM erlaubt die Ansicht der Daten von verschiedenen Blickwinkeln aus. Neue Ansichten können vom Kunden definiert und von uns eingefügt werden.

Rollen- und Funktionenbasierte Zuweisung der Aufgaben im Workflow Bearbeitern einer Aufgabe können neben den verschiedenen Standard-Orga-Elementen wie Firma, Abteilung, Gruppe und Person auch Rollen und Funktionen zugewiesen werden. Den "Rollen" sind Personen zugeordnet. Der Vorteil dieser rollenbasierten Aufgabenverteilung ist die flexible Handhabung bei Urlaub oder Personalwechsel: Die einzelnen Workflows funktionieren weiter, es ändert sich lediglich der "Inhaber" der "Rolle". Zusätzlich dazu gibt es die Möglichkeit Funktionen zu definieren: Funktionen beziehen sich immer von einer Person zu einer anderen Person, also z.B. Frau Müller ist die Sekretärin von Herrn Meier. Zusammen mit allgemeinen Funktionen (wie Initiator des Workflows, Vorgesetzter des aktuellen Bearbeiters oder Initiators, usw.) lassen sich alle beliebigen Möglichkeiten eines Bearbeiters abbilden. Automatisches Handling der Dauer einzelner Aufgaben Jeder Aufgabe im Workflow wird eine Dauer zugewiesen, die vorgibt, wie lange der Mitarbeiter für die Bearbeitung Zeit hat. Wird diese Zeit überschritten, können von ANCOSO® HRM automatisch definierte Eskalationsstufen ausgelöst werden. Ausgereifte Sicherheitsmechanismen Bei ANCOSO® HRM wird genau geregelt, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. Diese Einstellungen können vom Kunden definiert werden. So können beispielsweise Mitarbeiter der Schnittstellen (Logistik, Saläradministration) bestimmte Daten sehen, andere aber nicht. Dies gewährleistet, dass auch innerhalb der Organisation nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible HR Daten haben. Sensible Daten aus dem Bereich Salär (Lohn) können zudem verschlüsselt werden. Einbindung von MS Word-Dokumenten Mit ANCOSO® HRM können alle Arten von MS Word-Dokumenten in den Prozess integriert werden. So kann zum Beispiel ein Arbeitsvertrag mit ANCOSO® HRM automatisch ausgefüllt werden. Anschließend wird das Dokument in der elektronischen Personalakte abgelegt.

ANCOSO® HRM: Bedienoberfläche

Schema-Skizze von ANCOSO® HRM:

Kurzbeschreibung von ANCOSO® HRM:

Nachfolgend sind die einzelnen Datenbanken kurz beschrieben. Je nach Situation bzw. Anforderungen eines Unternehmens müssen nicht alle Datenbanken eingesetzt werden.

Datenbank "HR Betriebshandbuch":

In dieser DB werden sämtliche vorhandenen Prozessbeschreibungen, Formulare, Vorlagen usw. abgelegt. Somit dient dieses HR-Betriebshandbuch quasi als Nachschlagewerk für die Mitarbeiter. Diese DB kann sehr einfach in ein bestehendes Intranet eines Unternehmens integriert werden.

Datenbank "Personaladministration":

Dies ist eigentlich die zentrale Datenbank von ANCOSO® HRM, in welcher sämtliche Mitarbeiter Stammdaten erfasst bzw. verwaltet werden. Neben diesen Stammdaten werden hier auch die Ferien, Geburtstage, Jubiläen, usw. eines Mitarbeiters verwaltet. Ebenso wird hier die gesamte Korrespondenz, welche mit einem Mitarbeiter im Verlaufe seiner Anstellung erstellt wird, verwaltet.

Datenbank "Saläradministration":

Alle Salär-(Lohn) Daten werden in dieser separaten Datenbank verwaltet. Dies ist notwendig, da es sich um sehr sensible Daten handelt. Um die höchstmögliche Sicherheit gegen "unbefugten Zugriff" zu gewährleisten, werden diese Daten verschlüsselt. Nur wer in seiner Notes-ID den entsprechenden Schlüssel hat, kann auf diese Daten zugreifen.

Datenbank "Dokumenten-Repository":

Um die Hauptdatenbanken vom Speicherplatzbedarf zu entlasten, werden alle MS Office HR Dokumente (außer den Arbeitsverträgen, welche in der Saläradmin-DB abgelegt werden) in dieser Datenbank gespeichert. Und von hier aus werden sie in den anderen HR-Datenbanken jeweils aufgerufen und angezeigt.

Datenbank "HR Workflow":

In dieser bzw. aus dieser Datenbank heraus werden sämtliche Prozesse angestoßen und automatisch abgearbeitet. Damit man jederzeit den Überblick hat, welcher Prozess bzw. welche Aufgabe welchen Status hat, wer der aktuelle Bearbeiter ist, usw. gibt es entsprechende Ansichten. Ferner sind hier auch die Ferien- bzw. Abwesenheitsübersichten abrufbar.

Datenbank "Provisionen":

Diese Datenbank ermöglicht die komplette Provisions-Verwaltung von Mitarbeitern. Dies reicht von der Erstellung bzw. Genehmigung von Provisionsanträgen (inkl. zugehöriger Rechnung als Basis für die Provision) bis hin zur Überwachung der Auszahlung der Provisionen (bzw. des Rechnungseingangs) inkl. der gesamten Historie, wann welche Provisionen an wen ausbezahlt wurden.

Datenbank "Bewerber-DB":

Diese Datenbank befindet sich noch in der Entwicklung. Sie würde nach Abschluss eines Pilotprojektes (mit einem Kunden) bzw. im Rahmen eines Gesamtprojektes erstellt bzw. vervollständigt werden.

zusätzliche Workflow-Datenbanken: "WF-Orga" und "WF-Prozesse":

Für die Workflow-Definitionen sind diese beiden Datenbanken erforderlich.

• In der WF Orga-DB wird die Organisationsstruktur eines Unternehmens abgebildet. Hierbei können Firmen, Abteilungen, Gruppen (z.B. Projekt-Teams, Arbeitsgruppen, usw.), Personen inkl. Stellvertreterregelung, Rollen und Funktionen abgebildet werden.
• In der WF Prozess-DB werden die eigentlichen Workflow-Abläufe definiert. Dabei werden die einzelnen Aufgaben (Workflow-Schritte), deren Bearbeiter (aus der WF-Orga-DB), die maximale Bearbeitungszeit (bevor eine Eskalation erfolgen könnte/würde), der Status nach Erledigung einer Aufgaben, usw. definiert. Ebenso können hier Parameter Genehmigungsstufen, Ausnahmebehandlungen wie Rückfrage, Zurückgeben oder Überspringen einer Aufgabe, usw. angegeben werden.

Bedienung von ANCOSO® HRM:

Beispiel: Maske für den Prozess: "Eintritt"

Kontakt:

ANCOSO Development GmbH
Rochlitzer Strasse 52
04651 Bad Lausick

Telefon: +49 (0)34 345 - 52 854
E-Mail: info@ancoso-development.de
Internet: http://www.ancoso-development.de